Gestión documental: qué es y beneficios

El caos de los documentos físicos ya no tiene cabida. ¿Sabías que el 60% de los empleados pierde hasta un 30% de su tiempo buscando archivos? Este caos no solo frena la productividad, sino que también genera costes ocultos, aumenta la frustración y limita la eficiencia de tu equipo. Las empresas que siguen gestionando la información de manera desordenada están perdiendo una ventaja competitiva crucial: la capacidad de acceder a los datos correctos al instante.

Con Extreme Doc, puedes decir adiós a ese desorden de papeles y a la búsqueda interminable de archivos. ¡Imagina lo que podrías lograr si tus documentos estuvieran siempre a un clic de distancia! ¡Sigue leyendo y descubre las ventajas de una buena gestión documental!

Índice

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de procesos y prácticas que permiten organizar, almacenar, gestionar, acceder y distribuir documentos dentro de una empresa o institución. Esta disciplina abarca desde la digitalización de archivos físicos hasta la gestión de documentos electrónicos, asegurando que toda la información importante esté disponible, ordenada y accesible cuando se necesite.

El objetivo principal de la gestión documental es optimizar el flujo de información, mejorando la eficiencia operativa, la toma de decisiones y garantizando que los documentos estén correctamente archivados y respaldados para su uso futuro. Además, no solo se refiere al almacenamiento de documentos, sino también a su control y clasificación, utilizando herramientas tecnológicas que permiten una mejor organización y automatización de los procesos relacionados.

Beneficios de la gestión documental

La gestión documental no solo tiene como objetivo mejorar la organización interna de una empresa, sino que también ofrece una serie de beneficios estratégicos que impactan directamente en la eficiencia operativa, el ahorro de tiempo, el cumplimiento normativo y la productividad general de los empleados.

Ahorro de tiempo y eficiencia operativa

Al digitalizar los documentos y almacenarlos de manera organizada en un sistema centralizado, los empleados pueden acceder a la información en cuestión de segundos, sin tener que perder tiempo buscando archivos físicos o navegando por múltiples carpetas y documentos desordenados.

Gracias a un sistema de gestión documental adecuado, se pueden automatizar tareas como el archivado, la clasificación y la distribución de documentos, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a estas actividades manuales y permite mejorar la eficiencia operativa.

Mejora de la colaboración y accesibilidad

Una gestión documental eficiente fomenta la colaboración entre equipos, especialmente en empresas con empleados que trabajan de forma remota.

Las soluciones en la nube, como Microsoft SharePoint o Microsoft 365, permiten que los documentos estén accesibles desde cualquier dispositivo y lugar, lo que facilita el trabajo conjunto en proyectos y la actualización en tiempo real de la información.

Además, el acceso controlado y seguro a los documentos asegura que cada miembro del equipo pueda consultar y trabajar con los archivos relevantes sin la necesidad de esperar o solicitar la entrega de documentos físicos, acelerando así los flujos de trabajo y la toma de decisiones.

Cumplimiento normativo y reducción de riesgos

Las empresas están sometidas a una creciente cantidad de regulaciones y normativas, especialmente en lo que respecta a la protección de datos y la seguridad de la información. Por ello, una buena gestión documental asegura que los documentos se gestionen de acuerdo con las normativas locales e internacionales, evitando sanciones o posibles problemas legales derivados de la mala gestión de la información.

En este sentido, la seguridad documental es un aspecto clave. Por este motivo, existen plataformas de gestión documental que ofrecen herramientas avanzadas de cifrado, autenticación y control de acceso, permitiendo a las empresas garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a documentos confidenciales. Además, permiten realizar copias de seguridad automáticas y realizar auditorías detalladas de los accesos y cambios realizados en los documentos, lo que minimiza el riesgo de pérdida o modificación indebida de información importante.

Optimización de costes

La eliminación de documentos físicos no solo ahorra espacio de almacenamiento, sino que también reduce los costes asociados con el uso de papelería, impresoras y otros materiales de oficina. Además, se minimizan los gastos relacionados con el transporte y la distribución de documentos físicos, especialmente si la empresa opera a nivel nacional o internacional.

Al optimizar el acceso y la gestión de la información, también se reduce la necesidad de contratar personal adicional para realizar tareas manuales como la búsqueda, clasificación y archivo de documentos, lo que permite a la empresa ahorrar en costes laborales.

Sostenibilidad empresarial

Al adoptar una solución de gestión documental digitalizada, las empresas pueden reducir su huella ecológica al disminuir el consumo de papel. Este paso además de contribuir a la protección del medio ambiente, también mejora la imagen corporativa de la empresa, alineándose con los valores y expectativas de consumidores, empleados y accionistas que valoran la responsabilidad ambiental.

Además, al digitalizar los documentos y trabajar en un entorno sin papel, las empresas también contribuyen a la creación de un entorno de trabajo más limpio y organizado, lo que puede aumentar la moral de los empleados y la eficiencia operativa en general.

Mejor control y seguimiento de documentos

Con un sistema de gestión documental, las empresas pueden realizar un seguimiento completo de cada documento durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo o destrucción. Esto permite mantener un control preciso sobre el acceso, las modificaciones y la distribución de los documentos, lo que es fundamental para garantizar la integridad de la información y evitar errores.

Además, el uso de tecnologías como metadatos y etiquetas permite organizar y clasificar los documentos de manera más eficiente, lo que facilita el acceso y la búsqueda de información específica cuando sea necesario.

Mejora de la toma de decisiones y la productividad

Con la información organizada y accesible, las empresas pueden ser más ágiles y responder más rápidamente a las demandas del mercado. Por lo tanto, la disponibilidad inmediata de documentos y datos actualizados que se consigue permite a los directivos y empleados tomar decisiones informadas y en tiempo real.

Por otro lado, la capacidad de acceder a información clave de manera instantánea también aumenta la productividad de los empleados, ya que se eliminan los obstáculos relacionados con la búsqueda de documentos y la espera de respuestas. De esta manera, los equipos pueden dedicar más tiempo a tareas productivas y centradas en el negocio, lo que mejora el rendimiento general de la empresa.

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Extreme Doc es una solución avanzada de gestión documental que permite a las empresas centralizar, organizar, almacenar y gestionar toda su información de forma digital. Con esta plataforma, las empresas pueden acceder a sus documentos de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo, mejorar la colaboración interna y garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones.

Esta solución está basada en las mejores herramientas y tecnologías de Microsoft, como SharePoint y Microsoft 365, ofreciendo una plataforma robusta, segura y altamente escalable para gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivado y eliminación.

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