¿Te imaginas cuánto tiempo podrías ahorrar si toda la información que necesitas estuviera a solo un clic? La realidad es que más del 60% de los empleados pierde mucho tiempo buscando documentos y gestionando procesos manuales. Sin embargo, la solución es clara: una Intranet eficiente que centralice la información, facilite la colaboración y transforme la comunicación interna.
Eso es precisamente lo que va a lograr Cándido Miró, la compañía detrás de las icónicas Aceitunas Serpis, al confiar en Extreme IT para implantar su nueva Intranet basada en SharePoint. Esta plataforma además de mejorar la manera en cómo gestionan sus documentos y procesos, también va a sentar las bases para una transformación digital completa. ¿Te interesa conocer cómo esta alianza va a impulsar la productividad y eficiencia de esta compañía? ¡Sigue leyendo y descubre todos los detalles!
Índice
La necesidad
Antes de la implantación de la nueva Intranet, Cándido Miró enfrentaba desafíos en la gestión de documentos y la comunicación interna. Y es que, la dispersión de la información y la falta de una plataforma centralizada dificultaban el trabajo entre departamentos y ralentizaban los procesos administrativos.
Además, el crecimiento de la compañía exigía una infraestructura tecnológica más actual y eficiente para soportar sus operaciones diarias.
Desafíos previos
- Acceso limitado a la información: Los empleados tenían dificultades para acceder a documentos fuera de la oficina.
- Gestión documental ineficiente: La ausencia de un gestor documental avanzado complicaba la organización, búsqueda y versionado de documentos clave para la operativa diaria.
- Falta de automatización: Los procesos manuales y repetitivos ralentizaban las operaciones y aumentaban el riesgo de errores.
- Escalabilidad tecnológica: La infraestructura tecnológica no permitía integrar nuevas herramientas de colaboración
- Comunicación interna fragmentada: La inexistencia de un canal unificado para noticias, eventos y actualizaciones corporativas generaba descoordinación entre los equipos.
La solución: Intranet con SharePoint
La nueva Intranet basada en SharePoint propuesta por los profesionales de Extreme IT garantiza un acceso seguro a la información desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de VPN. Con esta funcionalidad, se facilita el trabajo remoto, asegurando -aun así- la protección de los datos gracias a las políticas avanzadas de seguridad de Microsoft 365.
Por otro lado, esta solución también tiene la posibilidad de integrarse con otras herramientas de Microsoft 365 como Power Automate y Power Apps. Por ello, al incorporar herramientas de Power Platform se conseguirá potenciar la productividad de la compañía.
Funcionalidades
La implantación de la Intranet va a permitir que la compañía cree y publique noticias internas, asegurando que los empleados estén informados sobre las últimas novedades y eventos de la empresa. Además, contará con una interfaz intuitiva y responsive facilitando a los editores gestionar contenidos y enviar newsletters con las actualizaciones más relevantes.
En términos de gestión documental, la integración con SharePoint permitirá organizar los documentos mediante metadatos y tipos de contenido personalizados, agilizando las búsquedas.
En cuanto a la sincronización con OneDrive, la compañía se asegura que todos los archivos estén actualizados y disponibles tanto online como offline, mientras que el control de versiones les garantizará la trazabilidad y recuperación de documentos. Además, se han implementado flujos de aprobación para la publicación de documentos, manteniendo altos estándares de calidad y cumplimiento interno.
Por último, la funcionalidad de gestión de eventos y calendarios facilitará la coordinación entre equipos mediante un sistema colaborativo y visual. Y es que, los flujos de trabajo automatizados, desarrollados con Power Automate, permitirán aprobar artículos y documentos de forma eficiente, reduciendo tareas repetitivas y acelerando los procesos internos.
Por lo tanto, gracias a esta automatización la compañía no solo ahorrará tiempo, sino que también minimizará errores, aportando mayor agilidad y precisión a las operaciones diarias.
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Innovación y calidad en el sector de las aceitunas
Cándido Miró es la empresa familiar detrás de Aceitunas Serpis, líder en el sector de las aceitunas y con casi 100 años de historia. Fundada en Alcoy, Alicante, la compañía cuenta con certificaciones como BRC e IFS que garantizan sus altos estándares de calidad y sostenibilidad, incluyendo el uso de energías renovables como paneles solares y sistemas geotérmicos.
Con una capacidad de almacenamiento de hasta 5 millones de kilogramos de aceitunas y un equipo de más de 100 profesionales, Serpis ha expandido su presencia a nivel internacional. Y es que, su enfoque en la investigación y desarrollo le ha permitido diversificar su oferta con productos innovadores y adaptados a distintos mercados.
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